Integração com o Calendly via Zapier

Nesse artigo, iremos explicar passo a passo como fazer a integração entre a Linkseller e o Calendly, usando o Zapier.

O objetivo desse artigo, é como configurar a automação no Zapier.

Por isso iremos assumir que você já tenha uma conta criada no Calendly e no Zapier.

Passo 1 – Zapier Trigger/Actions #

No Zapier, para automatizar o processo entre dois sistemas, é preciso criar um “Zap”.

O “Zap” consiste de duas “partes”, sendo uma a Trigger e a outra Action.

  •  Trigger, representa “de onde” será tirado os dados.
  •  Action, representa “para onde” será enviado os dados.

Sendo que cada sistema, oferece diversos Triggers e ou Actions, para ser usado.

Com isso, é preciso escolher as opções que façam sentido para automatizar um processo.

Para a integração entre a Linkseller e o Calendly, será usado o seguinte:

  • A Trigger do Calendly: Evento criado (Invitee Created)
  • A Action da Linkseller: Criar uma Tarefa

Passo 2 – Criar o Zap #

Para iniciar a criação de um Zap, pode ser acessado a página https://zapier.com/apps/ e buscar pelo sistema desejado.

No caso do Calendly basta acessar:

https://zapier.com/apps/calendly/integrations/linkseller

Sendo que nessa tela, será preciso escolher a Trigger e Actions, como explicado no passo anterior.

  • Em “Select a trigger”, escolha: Invitee Created
  • Em “Select an action”, escolha: Create Task

Após isso clique no botão “Connect Calendly + Linkseller“, para exibir a tela de criação do Zapi:

Zapier criar tarefa para a entidade #

No Zapier a Linkseller oferece duas opções de criação de Tarefas:

  • Create Task Person (Adicionar Tarefa – Pessoa).
  • Create Task Organization (Adicionar Tarefa – Organização).

Com isso, escolha a opção de acordo com o seu processo de vendas, B2B ou B2C.

Obs: Ao criar uma Tarefa para Organização, é possível já criar uma Pessoa e vincular a essa Organização.

Passo 3 – Permitir o Zapier acessar o sistema #

Agora que já foi escolhido os sistemas, e os eventos, é preciso fazer o processo, para que o Zapier tenha acesso ao sistema.

Para isso clique no botão de “Sign in” (Entrar) exibido no Zap:

Ao clicar nesse botão, será aberto uma aba, com o processo e instruções de como liberar o acesso.

Sendo que no Calendly assim como na Linkseller, isso é feito via um “Token da API”

Para obter o Token da API, acesse:

Após copiar o Token da API, no Zapier cole ele no  campo “API Key”, e clique em “Yes, Continue”:

 

Se o acesso foi liberado com sucesso, selecione a conta que será exibida, e clique em “Save & Continue”:

Passo 4 – Testar a Trigger #

Após ter feito o passo 3, será exibido um botão para testar a Trigger:

Clique no botão “Test trigger”, para confirmar que o acesso ao sistema está liberado, e poder continuar o processo.

Se estiver tudo certo, será exibido os dados do sistema e o botão “Continue”, clique nele:

Passo 5 – Configurar a Action #

Após finalizar os passos de configuração da Trigger do Calendly agora é preciso configurar a Action da Linkseller.

Primeiro é preciso liberar o acesso a Linkseller, para isso veja o Passo 3 (acima).

Após fazer o processo de conexão, será exibido os campos da Linkseller:

 

Passo 6 – Vincular os campos #

Essa é a parte mais trabalhosa da integração com o Zapier, pois é preciso vincular os campos entre os dois sistemas.

Pois é preciso encontrar o campo correspondente no outro sistema.

Para fazer isso, basta clicar em um campo exibido na tela, que será exibido todos os campos existentes.

Por exemplo ao clicar em “Horário” será exibido:

 

O Zapier exibirá até 3 campos do outro sistema, mas nesse caso, o horário do Calendly, não está sendo exibido.

Então é preciso clicar em “Show all options”, para ver todos os campos existentes.

Após isso, escolha o campo “Event Start Time”, ficando:

Passo 7 – Finalizar Vínculos #

Como explicado no passo anterior, será preciso clicar em cada campo que deseja vincular, e então escolher o campo correspondente do outro sistema.

No caso da Calendly, seria feito:

  • 4 Vínculos: Horário, Descrição, Pessoa nome e Pessoa e-mail
  • 2 Opções para escolher: Tipo e Responsável

Ficando assim:

Após isso clique em “Save & Continue”.

Passo 8 – Testar e concluir #

Após clicar em continuar no passo acima, será exibido uma opção para testar a automação.

Clique no botão “Test e Continue”.

Com isso se estiver tudo certo será criado uma Tarefa na Linkseller, com os dados que foram exibidos no passo 4.

Agora clique no botão “Turno on Zap”, para finalizar a integração.

 

Atenção: Após ativar a integração o Zapier executará o processo a cada 15 minutos, ou seja é preciso esperar pelo menos esse tempo, para que uma Tarefa seja criada na Linkseller.